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Gestión Documental

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En este año del 2015, se implementó un nuevo Proceso, que es GESTION DOCUMENTAL, el cual ha sido una herramienta muy útil e importante, implementada para mejorar la gestión de los procesos de los documentos físicos y electrónicos que se hacen en forma manual o automática asegurando la mejora en la creación, distribución, almacenamiento, consulta, reproducción, flujo de los documentos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa.

Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

Haciendo una reflexión personal sobre el mejoramiento que se está obteniendo en Gestión Documental en la cual se ha venido realizando:

  1. La Revisión por Proceso de la documentación con la cual se va a seguir la trazabilidad del proceso, de acuerdo con una lista de chequeo gracias al apoyo por cada grupo o gestión.
  2. La Digitalización de la documentación, generando seguridad y confidencialidad de la información con el fin de proteger la información y disponibilidad de consulta por las personas autorizadas y por reducción del espacio físico que ocupan.
  3. Se está haciendo el Control de Documentación por cada uno de los Procesos mediante un Listado General con el fin de obtener una mejor búsqueda y seguimiento.
  4. Se obtuvo un espacio de Almacenamiento de Documentos en nuestras propias instalaciones, de acuerdo a las normas de la Ley 594 de 2000 de Conservación Documental

 

JACKY PARRA

POF. GESTIÓN DOCUMENTAL

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